Hoe modern ondernemers ook zijn, wanneer het aankomt op de boekhouding zijn zij vaak nog erg behoudend. Voor iedereen die meer controle over zijn bedrijf wil, én graag op de administratiekosten bespaart, biedt Z24 deze checklist: hoe bespaar je op de administratie? 5 tips voor een goedkopere en betere boekhouding.
1. Dump de schoenendoos
Het lijkt zo eenvoudig: alle bonnetjes en facturen bewaar je in een
schoenendoos en eenmaal per kwartaal overhandig je die de boekhouder. Die
verzorgt vervolgens de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting. Maar
wie op deze schoenendoos vertrouwt heeft geen flauw idee hoe hij er
financieel voor staat. Worden facturen op tijd, of überhaupt, betaald? Neemt
de omzet van een bepaalde klant plotseling af?
De schoenendoos was een noodzakelijk kwaad uit de tijd van papieren kasboeken
of boekhoudsoftware die niet met internet overweg kon, maar hij is ingehaald
door de opkomst van online boekhouden. Dankzij online boekhouden hebben
zowel de ondernemer als de accountant altijd inzicht in de cijfers. De
ondernemer boekt de bonnetjes en facturen zelf in en de boekhouder kijkt
over zijn schouder mee.
2. Kijk anders naar je boekhouder
Alle verhalen clichés over boekhouders kloppen: accountants zijn een
vastgeroest volkje. Zij produceren lange, voor de leek onbegrijpelijke
rapporten en houden zich te veel bezig met het zetten van handtekeningen
onder jaarrekeningen (compliance). Accountants zonderen zich te veel af van
de buitenwereld, concludeerde
accountantskantoor PwC eerder dit jaar, en adviseerde zichzelf en zijn
vakbroeders om meer toegevoegde waarde te leveren aan de opdrachtgevers.
De gemiddelde boekhouder tikt nu vooral bonnetjes uit de schoenendoos over en
controleert de belastingaangiftes. Wat dan zijn toegevoegde waarde? Een
moderne boekhouder hoort ook adviezen te geven over zaken als de keuze
tussen een BV of eenmanszaak, privéauto of bedrijfsauto en de beste manier
om geld te lenen. Een boekhouder die vooral praat over bonnetjes en
aangiftes levert onvoldoende waarde op.
3. Stap over op online boekhouden
De opkomst van online boekhoudpakketten heeft de laatste jaren een stille
revolutie in de accountancy ontketend. De traditionele boekhoudpakketten
zijn gemaakt voor de accountants die uiteindelijk de boeken en
belastingaangiftes moeten goedkeuren. Die software is vaak gemaakt voor
accountants, waardoor ondernemers hem als log en inflexibel ervaren.
Met de opkomst van online boekhouding is de gebruiksvriendelijkheid fors
toegenomen. Voor de ondernemer zijn er eenvoudige dashboards toegevoegd waar
hij direct inzage heeft in zijn financiële situatie en het invoeren van een
nieuwe rekening of factuur is veel eenvoudiger geworden. De ondernemer kan
deze taken daarom eenvoudig van zijn accountant overnemen en dus kosten
besparen.
Wanneer alle informatie online is opgeslagen, kunnen zowel de ondernemer als
de boekhouder eenvoudig de boeken inzien. Beide partijen kijken daarom
altijd naar de meest recente informatie en hoeven niet meer te wachten
totdat de schoenendoos met bonnetjes is verwerkt.
4. Vertrouw op de experts
Er kleven ook risico’s aan online boekhouden. Internetbedrijven stappen met
goede bedoelingen in deze markt, maar laten zich niet tegenhouden door een
gebrek aan kennis. Als gevolg daarvan missen sommige pakketten essentiële
onderdelen, zoals de mogelijkheid om bezittingen in een balans bij te houden
en investeringen dus af te schrijven. Ook ontbreekt vaak de mogelijkheid om
BTW verlegd
te boeken. Dat is onder meer nodig als je adverteert bij Google.
Sommige gevestigde aanbieders van boekhoudsoftware vertalen hun bestaande
pakketten slechts naar een online variant. Daarmee negeren zij de behoefte
aan beter gebruiksgemak of eenvoudigere samenwerking tussen boekhouder en
ondernemer. Wie door dat laagje vernis heen kijkt, ziet nog altijd het
ouderwets, inflexibele boekhoudpakket.
De groep die overblijft slaat de spijker op zijn kop: de boekhoudsoftware
speelt in op de behoefte van ondernemers; bevat alle functionaliteiten die
nodig zijn om een inspectie van de belastingdienst te doorstaan en helpt om
de samenwerking tussen accountant en ondernemer te verbeteren.
5. Denk vooruit
Niet alle boekhoudprogramma’s groeien mee met je onderneming. Vooral bij
gratis pakketten zitten er vaak addertjes onder het gras waar ondernemers op
termijn last van kunnen krijgen. Meestal verraad de organisatie achter het
pakket al waar de risico’s liggen.
Zo bestaan er gratis boekhoudprogramma’s die zijn opgezet door
accountantskantoren. Mocht je in de toekomst ooit hulp nodig hebben, zit je
min of meer vast aan dat ene kantoor.
In andere gevallen is gratis slechts een lokkertje en moet je betalen voor
meer uitgebreide opties. Vergeet tot slot het grootste risico niet: gratis
boekhoudsoftware biedt geen hulp en ondersteuning als je vast komt te
zitten.
Een zzp'er die altijd als kleine zelfstandige wil blijven werken stelt in de
toekomst andere eisen aan zijn boekhoudpakket dan iemand die zijn bedrijf
wil laten groeien. Een webwinkel heeft in de toekomst wellicht de behoefte
om de winkel direct met het boekhoudpakket te integreren, maar niet elk
pakket kan daarmee overweg. Sommige pakketten kunnen naast de boekhouding
tevens de salarisadministratie bijhouden.
Denk vooraf na over de vraag waar je over 18 maanden hoopt te staan, en kijk
of het boekhoudprogramma ook dan nog geschikt is.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl